Noël approche, ce qui signifie qu'il ne faudra pas longtemps avant que le rythme des services comptabilité ne commencent à ralentir avec les vacances.
Les deux ou trois premières semaines de décembre peuvent être parmi les plus chargées de l'année, à la fois sur le plan personnel et professionnel. Les achats de Noël doivent être faits et l’organisation des vacances doit être finalisée. Au travail, la fin de l'année est souvent le moment de faire le bilan des progrès, de faire un dernier effort pour atteindre les objectifs et de prendre des nouvelles des clients précieux.
C'est également un mois court pour la plupart des entreprises, de nombreux employés (si ce n'est pas la majorité) prenant jusqu'à 10 jours de congé entre Noël et le Nouvel An. Cela inclut le personnel des comptes fournisseurs - les personnes qui traitent vos factures. Si vous voulez être payé avant Noël, il est essentiel de tenir compte des vacances. Cela signifie agir au début du mois de décembre.
Bien sûr, vous pourriez attendre jusqu'en janvier pour être payé, mais cela pourrait mettre une pression sur les flux de trésorerie. Avec les difficultés économiques, vous ne voudriez peut-être pas commencer l'année 2024 endetté.
Alors, comment pouvez-vous vous assurer d'être payé avant que tout le monde ne ferme boutique et parte en vacances ? Voici cinq conseils utiles.
Facturez tôt en décembre
Si votre facturation est automatisée, les factures seront programmées pour être envoyées à une date spécifiée chaque mois. Il est utile d'avancer cette date pendant la saison des fêtes, pour s'assurer que le paiement puisse être traité et approuvé avant que les services financiers ne ferment pour Noël. Les factures qui arrivent la dernière semaine avant le vendredi 22 décembre risquent fort d'être ignorées jusqu'en janvier.
Faites en sorte que vos factures se démarquent
Les administrateurs financiers recevront probablement une avalanche de factures dans les deux premières semaines de décembre, alors faites en sorte que la vôtre se démarque. Vous pouvez la décorer de façon festive ou y inclure vos vœux. Ajoutez peut-être une courte vidéo ou une belle image qui attire l'attention, de sorte que votre facture se retrouve en haut de la pile.
Clarifiez vos conditions de paiement
Si vous envoyez une facture en temps voulu, il n'est pas déraisonnable de demander un paiement avant les vacances. Rendez vos conditions de paiement et les dates d'échéance limpides sur la facture. Il pourrait également être utile de passer un coup de téléphone à votre contact chez le client. C'est un bon moment pour discuter des projets de l'année prochaine, les remercier à nouveau pour leur fidélité et leur souhaiter vos vœux de Noël et de bonne année. Vous pouvez également profiter de l'occasion pour mentionner que vous venez d'envoyer une facture par e-mail et mettre en évidence la date d'échéance du paiement.
Apprenez à connaître les personnes responsables du paiement des factures
Votre principal contact chez vos clients pourrait être la personne qui commande vos produits ou services. Mais, cela vaut également la peine de connaître la personne du service des comptes qui paye votre facture. Obtenez au moins un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Ainsi, si un paiement est retardé ou si vous devez connaître la dernière date pour facturer avant Noël, vous avez un contact direct. Entretenez la relation avec une note de remerciement ou une carte de vœux. Lorsque vous avez une relation personnelle avec les personnes responsables des paiements, il est plus probable que vous serez inclus dans la série de paiements avant Noël. Ou avant les vacances d'été, d'ailleurs.
Passez à la facturation numérique
Si vous n'avez pas encore opté pour la facturation en ligne, il est peut-être temps de le faire maintenant. La facturation en ligne est l'un des moyens les plus simples de s'assurer que les factures sont payées à temps. Même un logiciel de facturation assez basique automatisera le processus et garantira que les factures et les rappels de paiement sont envoyés en temps voulu tout au long de l'année. Cela permet de gagner du temps pour votre équipe financière, élimine le risque que les factures se perdent ou soient cachées au fond d'une pile de documents et garantit qu'elles parviennent directement à la bonne personne, sans avoir à transiter par un système postal. De plus, les factures numériques peuvent inclure des liens cliquables vers une gamme de méthodes de paiement, offrant aux clients des moyens plus simples de régler leurs factures. Plus vous simplifierez le processus de paiement, plus il sera probable que vous serez payé à temps.
Il existe d'autres moyens - peut-être plus extrêmes - de s'assurer que vos factures soient payées avant Noël, comme offrir une remise pour paiement anticipé. Mais dans la plupart des cas, cela ne devrait pas être nécessaire. Cultiver de bonnes relations avec les personnes chargées des paiements et envoyer des factures numériques claires et rapidement, c'est généralement tout ce qu'il faut pour s'assurer que les factures soient toujours payées à temps, à Noël et tout au long de l'année.