10 conseils pour amener vos clients à payer à temps

Voici dix conseils essentiels pour maintenir la trésorerie de votre entreprise et éviter les désagréments liés aux paiements en retard.

1. Minimiser la confusion avec un contrat commercial Définissez vos conditions commerciales dans votre contrat. Incluez une mention claire des intérêts appliqués aux comptes impayés et des conditions de retention de propriété pour les biens non réglés. Cela peut être une méthode efficace pour éviter les litiges de paiement.

2. Facturez rapidement pour être payé rapidement

Envoyez la facture dès que possible. Tout retard dans l'envoi d'une facture entraînera inévitablement un retard de paiement et pourrait nuire à la trésorerie.

3. Comprenez le comportement de paiement en connaissant vos clients

Faites preuve de diligence raisonnable sur tous les clients potentiels, y compris en vérifiant leur solvabilité, et continuez à surveiller les clients existants. Rencontrent-ils des défis dans leur chaîne d'approvisionnement ou dans leur secteur qui pourraient affecter leur trésorerie ? Par exemple, dans quelle mesure leur activité/secteur a-t-il été impacté par une situation hors de leur contrôle comme la COVID-19 ? Classez votre base de clients selon leur comportement de paiement. Envisagez d'inciter les bons payeurs avec des réductions pour les paiements anticipés.

4. Assurez-vous de l'exactitude de vos données

Gardez vos dossiers clients à jour. Cela permet de garantir que les factures sont envoyées sans erreurs et que tous les accords concernant les conditions de paiement sont correctement enregistrés. Cela vous aidera à minimiser les litiges et à mener les actions de recouvrement de manière appropriée.

5. Facture en retard ? Agissez immédiatement

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une facture peut être en retard. Par exemple, votre client peut retenir le paiement tant qu’un litige concernant les biens ou services fournis n’est pas résolu. Ou bien, il rencontre des problèmes temporaires de trésorerie. Dès qu’un paiement est en retard, prenez le téléphone ou envoyez un e-mail. La majorité des paiements impayés peuvent être réglés rapidement et à l'amiable grâce à une bonne communication. Soyez prêt à négocier un plan de paiement et à proposer des méthodes de paiement simples à mettre en œuvre. Cela peut être particulièrement nécessaire en période de crise, comme pendant le COVID-19, lorsque le personnel en charge des comptes fournisseurs travaille à distance.

6. Documentez vos appels

Si vous discutez avec votre client, prenez des notes sur chaque conversation et suivez-la avec un e-mail récapitulatif. C’est un excellent moyen d’éviter toute confusion et de vous assurer de suivre l’évolution de la situation.

7. Rédigez une lettre pour demander le paiement

Les lettres de relance sont un moyen formel et reconnu de rappeler à vos clients qu'un compte est en retard. La première lettre est une simple notification d’une facture impayée. Les lettres suivantes suivent une progression allant du rappel courtois aux demandes plus insistantes de paiement.

8. Le chèque est dans le courrier

Si votre client préfère payer par chèque, demandez-lui de vous envoyer un e-mail avec la date d'envoi et le numéro du chèque. Cela peut vous aider à identifier les chèques qui se sont perdus dans le courrier. Vous devrez prévoir au moins trois jours pour que le courrier arrive

9. Les paiements électroniques sont préférables

Les paiements électroniques sont plus rapides et plus sûrs que les chèques, car ils sont plus faciles à suivre. Si votre client utilise encore des chèques, demandez-lui s'il accepterait de faire un virement bancaire à la place.

10. Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement

Évaluez le coût en termes de temps, d'effort et de valeur monétaire pour poursuivre une facture impayée et déterminez s'il serait plus efficace de faire appel à une agence de recouvrement professionnelle. Une bonne agence internationale, comme Atradius Collections, devrait viser à préserver une bonne relation entre vous et votre client et être en mesure de vous soutenir avec des créances nationales et internationales. L'externalisation peut également être efficace si votre propre équipe de recouvrement est en sous-effectif.

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