Les bases de la gestion du crédit

Lignes directrices générales sur le crédit
La première règle est de vous assurer que vous disposez d'une politique de crédit en place, que chaque département de votre entreprise connaît et soutient. Demandez-vous :

Votre documentation est-elle en ordre ?
Les lignes directrices sont-elles solides ?
Sont-elles appliquées par tout le monde ?

Cadre contractuel
Assurez-vous que vos documents contractuels sont clairs et précis, de sorte qu'en cas de litige potentiel avec vos clients, ils puissent tenir devant un tribunal. Cela inclut par exemple :

• Période de paiement
• Bons de commande
• Termes et conditions

Données clients
Il est essentiel de capturer et de maintenir des données précises qui sont constamment mises à jour. Cela devrait inclure :

• Adresse de facturation précise
• Forme juridique de l'entreprise
• Propriétaire, directeur général
• Coordonnées de contact

Vérification de la solvabilité
Accorder du crédit à vos clients sans vérifier leur solvabilité, c'est un peu comme jouer à la roulette russe. Il est également important que cette vérification ne soit pas effectuée une seule fois, mais qu'elle soit réalisée régulièrement pour évaluer la solvabilité et le risque.

Cela est particulièrement crucial lorsque le volume d'affaires ou l'exposition au risque est élevé.

Indicateurs
Il est essentiel de capturer et de maintenir des données précises qui sont constamment mises à jour. Cela devrait inclure :

• Coûts de financement des créances
• Nombre moyen de jours de créances en souffrance (DSO)
• Créances irrécouvrables
• Structure des créances

Ligne de crédit
Établir une ligne de crédit maximale pour vos clients est un moyen de mesurer leur solvabilité. Si un client dépasse ce plafond de crédit, cela doit déclencher l'action nécessaire. Cependant, voici quelques questions à considérer :

• Attribuez-vous des lignes de crédit selon un système établi et compréhensible ?
• Vos décideurs sont-ils suffisamment qualifiés pour garantir des évaluations équilibrées ?

Conditions de paiement
Offrir une gamme d'options de paiement en fonction du risque client peut réduire l'exposition de votre entreprise. Les options suivantes doivent être prises en compte pour chaque cas individuel :

• Paiement anticipé
• Acompte
• Paiement à la livraison des biens ou services
• Délai de paiement / dates d’échéance
• Escomptes
• Date à laquelle le compte bancaire est effectivement crédité

Et rappelez-vous, lorsqu'il s'agit de fournir des biens ou des services à de nouveaux clients ou clients inconnus, assurez-vous que les conditions de paiement soient en espèces ou avec acompte.

Système de recouvrement de créances
Les comportements de paiement souvent défaillants dans certains pays et secteurs nécessitent la mise en place d'un système de recouvrement de créances rigoureux. Assurez-vous de prendre en compte les points suivants :

• Votre département de recouvrement est-il bien organisé et efficace, et vos conditions de recouvrement sont-elles systématiquement respectées ?
• Vos rappels sont-ils rédigés de manière efficace ?
• Vos activités de recouvrement sont-elles adaptées en fonction de l'importance de vos clients et de leurs circonstances individuelles ?
• Votre recouvrement inclut-il des appels téléphoniques, et les employés concernés ont-ils reçu une formation adéquate ?
• Collaborez-vous avec des agences de recouvrement reconnues et/ou des avocats si vos propres efforts échouent ?

Garanties
Dans la mesure du possible, veillez à ce que votre client fournisse une garantie. Cela vous aidera à limiter les pertes en cas de dépôt de bilan par le client. Pensez également à souscrire une assurance-crédit, qui offre une protection complète si votre client ne paie pas.

Crise et insolvabilité des clients
Maintenir un contact régulier avec votre client avant ou pendant une procédure d'insolvabilité peut vous aider à réduire le risque de défaut. Veillez également à consulter un avocat pour obtenir des conseils juridiques.

Couverture à l'export
Lorsque votre entreprise commence à exporter, n'oubliez pas que des compétences spécifiques sont requises pour les transactions commerciales internationales et il est conseillé de solliciter des conseils d'experts. Cela inclut :

• Pratiques de paiement spécifiques
• Outils de titrisation
• Techniques de recouvrement efficaces pour des pays spécifiques
• Réactions aux insolvabilités
• Sources d'information spécialisées
• Concepts de couverture alternatifs (assurance-crédit)

Logiciels

Il existe une large gamme de logiciels de gestion des créances sur le marché, offrant des mises à jour régulières. Cependant, avant de décider d'investir dans des mesures de modernisation, vous devez effectuer une analyse coût-bénéfice. Demandez-vous si votre logiciel actuel de gestion des créances et d'exécution des recouvrements répond aux normes de qualité de votre entreprise.

Externalisation
Il peut souvent être plus rentable d'externaliser tout ou une partie de votre gestion du crédit. Les services incluent :

• Couverture des risques de défaut/non-paiement (assurance-crédit)
• Financement (affacturage, forfaiting, titres adossés à des actifs)
• Recouvrement de créances (agences de recouvrement, avocats)

Références
Il est utile d'examiner comment vos concurrents ou les sociétés sœurs au sein du groupe gèrent leurs processus de crédit. Essayez d'obtenir des données qui vous permettent de faire des comparaisons et d'aligner vos objectifs en fonction de ce que vous considérez comme des exemples de bonnes pratiques.

Formation continue du personnel
Investissez dans le développement de votre personnel à travers des formations, des événements et la participation à des séminaires. Interagir avec et échanger des expériences avec d'autres entreprises peut bénéficier considérablement à votre activité et partager des idées de bonnes pratiques

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