Découvrez nos conseils pour accélérer le paiement de vos créances impayées.
Dix conseils pour sécuriser votre trésorerie et éviter les problèmes les retards de paiement.
1. Minimisez la confusion avec des conditions générales de vente précises
Fixez vos conditions de règlement dans vos conditions générales de vente. Incluez un paragraphe clair sur les intérêts de retards et des conditions de réserve de propriété en cas d’impayés. Cela peut être un moyen efficace d'éviter les litiges.
2. Facturez rapidement pour être payé rapidement
Facturez dès que possible. Tout retard dans la présentation d'une facture entraînera inévitablement un retard de paiement équivalent et pourrait avoir un impact négatif sur votre trésorerie.
3. Etudiez le comportement de paiement de vos clients
Faites preuve d’une vigilance raisonnable à l'égard de tous les nouveaux clients, notamment en vérifiant leur solvabilité et en surveillant la situation financière de vos clients existants. Sont-ils confrontés à des problèmes de chaîne d'approvisionnement, qui pourraient avoir un impact sur leur trésorerie ? Par exemple, dans quelle mesure leur entreprise/industrie a-t-elle été touchée par une situation échappant à leur contrôle, telle que COVID-19 ? Catégorisez votre clientèle en fonction de son comportement de paiement. Envisagez d'encourager les « bons payeurs » en leur accordant des remises en cas de paiement anticipé.
4. Assurez-vous de l'exactitude de vos données clients
Tenez à jour vos dossiers clients. Cela vous permettra de vous assurer que les factures sont adressées sans erreur et que tout accord sur les conditions de paiement est enregistré. Cela vous aidera à diminuer les litiges et à mener des actions de recouvrement plus efficaces.
5. Facture en retard ? Agissez rapidement
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une facture peut être en retard. Par exemple, votre client peut retenir le paiement jusqu'à ce qu'un litige sur les biens ou services que vous avez fournis soit résolu. Il peut aussi avoir des problèmes temporaires de trésorerie. Dès que le règlement d’une facture est en retard, décrochez le téléphone ou envoyez un mail. La majorité des retards de paiement peuvent être résolus rapidement et à l'amiable, grâce à une bonne communication. Soyez prêt à négocier un plan de paiement et à proposer des modes de paiement simples. Cela peut s'avérer particulièrement nécessaire en période de crise comme COVID-19, lorsque le personnel chargé des comptes fournisseurs travaille à distance.
6. Documentez vos relances
Si vous parlez à votre client, prenez des notes de chaque conversation et faites un suivi par un mail récapitulatif. C'est un excellent moyen d'éviter toute confusion et de vous tenir au courant de l'évolution de la situation.
7. Envoyez une lettre de relance
Les lettres de relance sont une méthode formelle et reconnue pour rappeler aux clients qu'un règlement est en retard. La première lettre est une simple notification d'une facture en retard. Les lettres suivantes respectent une progression allant d'un rappel poli à des demandes de paiement plus insistantes.
8. Demandez les références du règlement par chèque
Si votre client préfère payer par chèque, demandez-lui de vous envoyer un mail avec la date d'envoi et les références du chèque. Cela peut vous aider à vous rendre compte que des chèques ont été perdus. Vous devrez prévoir au moins trois jours pour que le courrier arrive.
9. Privilégiez les virements
Les virements sont plus rapides et plus sûrs que les chèques, car ils peuvent être suivis plus facilement. Si votre client utilise toujours des chèques, demandez-lui s'il n’est pas possible qu’il fasse plutôt un virement bancaire.
10. Envisagez de recourir à une agence de recouvrement
Evaluez le coût en temps, en efforts et en argent, que représente le recouvrement d'une facture impayée et demandez-vous s'il ne serait pas plus efficace pour vous de faire appel à une agence de recouvrement professionnelle. Une entreprise internationale reconnue, telle qu'Atradius Collections , doit s'efforcer de préserver une bonne relation entre vous et votre client et être en mesure de vous aider à recouvrer des créances domestiques et internationales. Une telle externalisation peut également être efficace pour décharger votre propre équipe interne.
